La ministre d'Etat, garde des sceaux, ministre de la justice et des libertés, et le ministre des affaires
étrangères et européennes,
Vu la loi no 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés,
notamment son article 25 ;
Vu le décret no 62-921 du 3 août 1962 modifiant certaines règles relatives aux actes de l'état civil,
notamment ses articles 8 et 13 ;
Vu le décret no 2009-1330 du 28 octobre 2009 portant création d'un service central d'état civil au ministère
des affaires étrangères ;
Vu l'arrêté du 18 février 1986 portant création au service central d'état civil du ministère des affaires
étrangères d'un système informatisé pour la recherche et la gestion des actes de l'état civil et des dossiers ainsi
que pour l'édition de documents relatifs à l'état civil ;
Vu la délibération no 2009-091 du 29 janvier 2009 portant autorisation de la Commission nationale de
l'informatique et des libertés,
Arrêtent :
Art. 1er. - La transmission aux notaires des données constituant les copies et extraits d'actes de l'état civil
détenus par le service central d'état civil du ministère des affaires étrangères et européennes est effectuée sous
forme électronique dans les conditions décrites ci-après aux points a à g :
a) Le ministère des affaires étrangères et européennes et le Conseil supérieur du notariat mettent en oeuvre
un système d'échanges électroniques permettant :
de dématérialiser les demandes de copies et d'extraits d'actes de l'état civil formulées, en leur qualité de
mandataire, par les notaires auprès du service central d'état civil (SCEC) ;
de dématérialiser les données constituant les copies et extraits délivrés en retour ainsi que les courriers
d'accompagnement et les courriers en réponse négatifs.
b) Le système de gestion des échanges dispose des quatre fonctions suivantes :
l'enregistrement des demandes de copies et d'extraits d'actes à partir des postes de travail reliés au réseau
informatique propre à la profession notariale ;
le transfert, par sessions quotidiennes, et l'enregistrement de ces demandes dans le système informatique
du service central d'état civil ;
le regroupement et le transfert en retour, également par sessions quotidiennes, des données relatives aux
demandes traitées par le service central d'état civil, des données constituant les copies et extraits d'actes
délivrés, ainsi que les courriers d'accompagnement et les courriers en réponse aux demandes pour
lesquelles aucune donnée correspondant à une copie ou extrait d'acte n'est transmise ;
l'enregistrement de ces données dans le système informatique de la profession notariale.
c) Les données constituant les copies et extraits d'actes délivrés sont transmises sous forme d'images
numérisées comportant l'indication qu'elles n'ont pas valeur authentique. Lorsqu'elles sont éditées sur support
papier, cette indication est reproduite.
d) Les échanges s'effectuent grâce à une liaison dédiée de type « point à point » entre un serveur implanté
sur le réseau propre à la profession notariale et un serveur du ministère des affaires étrangères et européennes.
La liaison utilise un protocole de communication de type SSL comportant deux niveaux de sécurité :
l'authentification du serveur émetteur ;
le chiffrement des informations au moyen d'un algorithme de type RSA utilisant un ensemble « clé
publique-clé privée », implanté sur chacun des serveurs. Les clés sont mémorisées sur chacun des serveurs.
e) Les demandes transmises au service central d'état civil restent mémorisées, aux fins de recherches
éventuelles, pendant une durée d'un an à compter de leur enregistrement.
Les données transmises à la profession notariale sont conservées, aux fins d'exploitation, pendant une durée
qui ne peut excéder un an à compter de leur enregistrement.
f) Les systèmes informatiques du service central d'état civil et de la profession notariale assurent, chacun
pour ce qui le concerne, la protection des données échangées lors de leur acheminement entre les serveurs et
les postes de travail des utilisateurs habilités.
g) La profession notariale met en oeuvre un procédé d'authentification des notaires habilités à accéder à ces
données.
Art. 2. - Le directeur des Français à l'étranger et de l'administration consulaire est chargé de l'exécution
du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.
Fait à Paris, le 28 octobre 2009.
Le ministre des affaires étrangères
et européennes,
BERNARD KOUCHNER
La ministre d'Etat, garde des sceaux,
ministre de la justice et des libertés,
MICHÈLE ALLIOT-MARIE